Aprobado proyecto de ley SECURE de notarización a distancia en Estados Unidos

Las nuevas realidades sociales y laborales derivadas de la crisis covid-19 han acelerado el proceso de aprobación de una ley que permite a los notarios verificar documentos a distancia.

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a figura del notario es esencial para verificar la identidad de una persona que necesita firmar un testamento, un poder o un título de propiedad. Como testigo autorizado e imparcial que es, el notario garantiza que todo el procedimiento se ajusta a la ley en tiempo y forma. Tradicionalmente, cuando un documento necesitaba ser notarizado, el interesado había de encontrar un facultativo disponible que presenciara la firma de forma física, lo que constituía la base de toda autenticación. Las nuevas necesidades de una sociedad cada vez más digital y el deseo de mayor aprovechamiento del tiempo de las personas, han forzado el desarrollo de legislaciones que permitan la notarización a distancia (remote online notarization o, simplemente, RON). Este avance virtualiza la comunicación, la verificación y la grabación de los procesos, si bien ha de cumplir con algunos requisitos indispensables.

Recientemente, la Cámara de Representantes de Estados Unidos ha aprobado un proyecto de ley de notarización en remoto. Esta ley, conocida como Ley de Seguridad y Habilitación del Comercio mediante la Notarización Segura y Electrónica (The Securing and Enabling Commerce Using Remote and Electronic Notarization Act, o SECURE) establece el marco mínimo de actuación para que los notarios puedan actuar virtualmente. Hasta principios del año 2020, solo 16 estados tenían habilitada esta posibilidad. En agosto de 2022 ya eran 40 los estados que habían puesto en marcha la estructura de RON necesaria. La ley SECURE, cuyo impulso ha sido liderado por dos senadores: Mark R. Warner y Kevin Cramer, servirá de complemento a estas legislaciones regionales, y despejará la vía para que el procedimiento sea posible a nivel nacional por primera vez en la historia. SECURE, a falta de su aprobación definitiva por el Senado, sin fecha concreta aún, autorizará a todos los notarios de Estados Unidos que así lo requieran a realizar RON, si bien exigirá el uso de una tecnología concreta de evidencia que blinde la barrera contra cualquier tipo de fraude. El usuario no debe tener ninguna duda de que la firma se llevará a cabo con las mismas garantías que tendría con el notario presente.

Diversos representantes de los sectores más interesados en que SECURE sea una realidad se muestran optimistas con el desenlace de dicha ley, y esperan que 2023 sea el año en el que cristalice. Diane Tomb, CEO de ALTA, una asociación que representa a más de 6000 compañías de seguros, opina que “la Cámara ha dado un gran paso hacia el establecimiento de un sistema de notarización más moderno que no deje a nadie atrás” ya que “desafortunadamente, demasiados consumidores y empresas en varios estados aún no tienen acceso a la tecnología que les permite ejecutar documentos críticos de forma remota”. Robert Broeksmit, presidente y director ejecutivo de Mortgage Bankers Association (MBA) señala que la legislación crea estándares mínimos para RON que son consistentes con el mantenimiento de estándares seguros de la industria hipotecaria.

SECURE exige a las autoridades de Estados Unidos que reconozcan y protejan la figura de las certificaciones notariales en remoto y establece con detalle los requisitos técnicos necesarios, incluyendo aquellos dirigidos a la creación y conservación de las grabaciones de audio y vídeo entre notarios y clientes o a los métodos de prevención de manipulaciones y de autenticación multifactor. La legislación también considera la posibilidad de notarizar documentos que involucren a individuos fuera del territorio de los Estados Unidos, siempre y cuando se cumplan con una serie de pasos, destinados a garantizar el correcto desempeño del procedimiento.

En la notarización a distancia, el firmante proporciona información de identidad que solo posee la persona en cuestión, y el notario sella digitalmente el documento en tiempo real, utilizando tan solo la tecnología de custodia reconocida por los organismos públicos. Es decir, SECURE abre las posibilidades de actuación de los notarios, pero también somete a este colectivo al cumplimiento de una serie de normas en materia de trasparencia y almacenamiento de datos por periodos concretos. Lo fundamental es que el notario pueda seguir verificando la identidad y capacidad de juicio del sujeto, realizando tareas de asesoramiento y controlando la legalidad del procedimiento del mismo modo que en la modalidad presencial.

El estudio de este tipo leyes en los estados que más tiempo llevan con ellas en marcha (como, por ejemplo, Carolina del Norte, que goza de normas de notarización en remoto desde 2005) ha mostrado, a pesar del recelo de ciertos sectores que temían un aumento de los fraudes y las brechas de seguridad, un impacto muy positivo en líneas generales. La autorización de la RON agiliza las transacciones bancarias y las operaciones financieras e inmobiliarias más habituales, flexibilizando las barreras horarias y geográficas.

SECURE trata de estandarizar procedimientos, con los más altos niveles de protección institucional, y es la piedra angular de un enfoque práctico, moderno e inclusivo sobre un colectivo que todavía adolece de ciertas mecánicas ancladas en el pasado.