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TrustCloud Identity Governance

Gestión digitalizada de los apoderamientos y las comunicaciones con los notarios

La gestión “manual” de los apoderamientos en las grandes empresas suele ser una ardua tarea que lleva a confusiones y errores en los departamentos jurídicos. La falta de rigor y organización en este campo puede conducir a la compañía a escenarios de riesgo en compliance y seguridad jurídica.

Desde accesos ilegítimos a información confidencial al abuso de firmas y autorizaciones, una mala gestión de los poderes obstaculiza el día a día de una empresa y puede llegar a perjudicar su propia financiación y reputación, por lo que es necesario contar con una solución estratégica que permita una óptima gobernanza de la identidad corporativa.

TrustCloud Identity Governance es un orquestador SaaS que facilita la gestión y el control del ciclo de vida de los poderes notariales, mientras ejecuta y coordina automáticamente las comunicaciones y las citas con los notarios. Con un modelo de integración unificada e inmediata en los sistemas de información de la empresa, esta solución ofrece una gestión y monitorización muy precisa de la identidad de gobierno de su compañía, al tiempo que preserva y custodia todos los datos y evidencias implicados.

Con una usabilidad muy sencilla e intuitiva para cualquier empleado, TrustCloud Identity Governance ayuda a optimizar la gestión de los apoderamientos:

  • Centraliza, automatiza y conecta los procesos de petición, creación, modificación y seguimiento de los poderes notariales, así como de las revocaciones.
  • Monitoriza el ciclo de vida de los poderes.
  • Estandariza las facultades de los poderes para generar una mejor jerarquía en la estructura de los apoderamientos.
  • Coordina de manera automática la gestión de la cita con el notario y la entrega de las copias digitales de las escrituras.
  • Compara rápidamente la copia digital del poder subida por el notario con los datos existentes en la solicitud de la escritura.
  • Conserva cualificadamente las evidencias de todos los procesos. El servicio de conservación cualificada de TrustCloud otorga a los expedientes de evidencias la máxima garantía jurídica que establece el reglamento eIDAS a nivel probatorio.

TrustCloud Identity Governance es una tecnología LegalTech y RegTech que permite a las empresas recuperar el control de los poderdantes y los apoderados, con el objetivo de que la compañía disponga de una mejor gestión y seguridad jurídica en cuanto a su identidad corporativa, sus representantes legales y otros aspectos de compliance y control regulatorio.

Fe digital 

Los servicios de custodia electrónica de TrustCloud conforman una potente herramienta que permite dar fe digital de las evidencias relacionadas con las actividades, la documentación, los datos y los recursos humanos de la gestión de los poderes.

TrustCloud Vault recoge, organiza y preserva dichas evidencias mediante su tecnología 3I, es decir, garantizando la identidad, la integridad y la intencionalidad en la labor de los poderdantes y los apoderados, dando fe digital de lo que está ocurriendo como tercero de confianza. Nuestra tecnología avanzada permite afirmar la autenticidad de un activo digital, bloqueándolo ante posibles réplicas o manipulaciones futuras, lo que garantiza al mismo tiempo su integridad.

TrustCloud Vault permite así preservar cualificadamente aquellos activos digitales que tengan que cumplir con una regulación o normativa específica, garantizando la seguridad jurídica de los mismos con la acreditación oficial de TrustCloud como Tercero o Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado.

FAQS

¿Cómo se gobierna la identidad de una empresa?

En la práctica, la identidad de cualquier compañía está formada por su directiva, sus miembros y sus representantes legales. Los representantes legales tienen el poder de actuar en nombre y representación de la empresa en actos y eventos jurídicos, como si ellos mismos fueran la voz e imagen de la empresa en dichos eventos. Por ello, es necesario establecer una adecuada gestión de poderes para planificar, dirigir y supervisar en todo momento quiénes actúan como representantes legales, qué facultades les han sido concedidas, y qué actos están emprendiendo.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar la gestión de poderes?

La digitalización de los apoderamientos genera flujos de trabajo más estratégicos, controlables, eficaces, ágiles y ordenados en los departamentos legales de las compañías:

  • Integra y automatiza todos los procesos de la gestión de los poderes, volviéndolos más eficientes
  • Trazabilidad total del uso de los poderes, generando mayor control y seguridad jurídica para la empresa
  • Ayuda a homogeneizar y clasificar las facultades de los poderes frente a cualquier notario, creando una mejor organización de quiénes son los apoderados y qué son capaces de hacer
  • Agiliza y flexibiliza los trámites con los notarios, como las citas presenciales y la compartición de escrituras
  • Registra, codifica y centraliza las escrituras para ofrecer un seguimiento total e inmediato
  • Mayor control y precisión en la consulta, búsqueda, filtrado y clasificación de los apoderados y los poderdantes
  • Dispone un dashboard inteligente para el control global de KPIs
  • Ahorro generalizado en tiempo, volumen de trabajo y recursos materiales (papel)

¿Se pueden digitalizar los trámites con el notario?

La legislación española no permite digitalizar todas las transacciones con los notarios, como la firma de escrituras matrices (Disposición Transitoria Undécima de la Ley del Notariado) o la identificación de los intervinientes, que debe ser acorde a lo que el notario «ve, oye o percibe por sus sentidos», como así lo sugiere el artículo 1.a del Reglamento Notarial.

Sin embargo, nuestra solución sí puede digitalizar y agilizar algunas gestiones con ellos:

  • Registra el perfil de los notarios para monitorizar las escrituras tramitadas con cada uno
  • Permite al notario tener control remoto sobre la copia de la escritura desde la misma plataforma
  • Automatiza la gestión de la cita presencial con el notario y su respuesta, pudiendo crearla, modificarla y cancelarla rápidamente
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