¿Qué es el compliance y qué función tiene dentro de la empresa?

El término «compliance» se refiere a los sistemas de prevención del delito y de cumplimiento de normativas, leyes y regulaciones en el ámbito empresarial. Una organización adopta un conjunto de prácticas y procedimientos de este tipo para asegurarse de que sus actividades y operaciones se realizan según las leyes, normativas internas y externas, estándares éticos y buenas prácticas.

E

l objetivo del compliance es prevenir y detectar posibles violaciones legales o normativas dentro de una organización y asegurar que la empresa opere de manera ética. Esto implica establecer políticas internas, controles, capacitación y auditorías internas para garantizar el cumplimiento de las normativas aplicables. 

El cumplimiento puede abarcar diversas áreas, como la protección de datos, la prevención del lavado de dinero (Anti-Money Laundering, AML), la ética empresarial y la seguridad laboral, entre otras. Muchas empresas también nombran a un responsable o crean un departamento específico de compliance para supervisar y gestionar estas cuestiones. La importancia de este concepto ha crecido en los últimos años debido a la complejidad y la evolución constante de las regulaciones en el entorno empresarial. 

Contenido de un programa de compliance 

La instauración de un programa integral de cumplimiento normativo comienza con la formación de un equipo especializado en compliance, encargado de evaluar los riesgos legales que podrían surgir en la organización y de gestionar sus consecuencias de manera efectiva. 

Una vez identificados estos riesgos, se establecerán protocolos y procedimientos que orientarán la toma de decisiones en la organización. Adicionalmente, se desarrollará y aplicará un Código Ético de cumplimiento obligatorio para todos los miembros, se pondrá en marcha un canal interno de denuncias y se implementará un régimen disciplinario. 

La empresa, como parte de su estrategia, diseñará un modelo de respuesta ante posibles riesgos legales, ofrecerá programas de formación y sensibilización a los empleados, y considerará la implementación de auditorías periódicas para verificar la eficacia continua del programa de cumplimiento normativo. Este enfoque holístico busca fortalecer la integridad y la responsabilidad en todas las facetas de la organización. 

Beneficios para las empresas que cuentan con óptimos sistemas de cumplimiento normativo  

Contar con políticas fuertes de compliance en una empresa puede proporcionar varios beneficios, tanto a nivel interno como externo. Podríamos resumirlos en los siguientes puntos: 

• Cumplimiento legal. Garantiza que la empresa cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables, lo que evita sanciones y multas. Además, minimiza los riesgos que implicaría el incumplimiento (pérdidas económicas o daños en la reputación) y protege la reputación de la empresa. 
• Ética empresarial. Fomenta una cultura empresarial ética al establecer valores sólidos. Esto mejora la confianza y credibilidad entre clientes, empleados y socios. 
• Gestión de riesgos. Identifica y gestiona proactivamente riesgos legales y operativos, reduciendo la posibilidad de fraudes y conductas indebidas. 
• Protección de datos. Asegura el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos, constituyendo un escudo alrededor de la información confidencial de clientes y empleados. Algunas de las leyes más relevantes que se han desarrollado en los últimos años y que el compliance debe tener en cuenta son: la Regulación General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea, la Ley de Protección de Información Personal en Línea para Niños (Children’s Online Privacy Protection Act , COPPA) de Estados Unidos o la Ley de Privacidad Electrónica (ePrivacy), también en la UE.
• Mejora de procesos. Establece procedimientos claros y eficientes, mejorando la eficacia operativa y la calidad de los procesos internos. 
• Cultura organizacional. Fomenta una cultura de la responsabilidad, fortaleciendo la identidad y cohesión dentro de la organización. 
• Competitividad y acceso a mercados. Cumplir con requisitos legales puede ser un criterio para acceder a ciertos mercados o participar en licitaciones, mejorando así la competitividad. 
• Reputación de la marca. Construye y mantiene una imagen de marca positiva, atrayendo a clientes y socios comerciales que valoran la integridad y la ética empresarial. 
• Resiliencia empresarial. Prepara a la empresa para afrontar crisis y cambios regulatorios, facilitando la adaptación a entornos comerciales cambiantes. 
• Responsabilidad corporativa. Demuestra responsabilidad social y compromiso con el bienestar de la sociedad, contribuyendo a un entorno empresarial sostenible. Solicite un asesoramiento personalizado con nuestros especialistas y evite consecuencias económicas por incumplimiento. 

Certificaciones y códigos a tener en cuenta para un compliance inteligente y completo 

Las normativas aplicables para garantizar el compliance en una empresa pueden variar según la industria, el país y otros factores específicos. Sin embargo, hay algunas regulaciones generales y principios que son comunes en muchos entornos empresariales. Hagamos un repaso por algunos de estos marcos regulatorios, si bien no es necesario que las empresas tengan en cuenta todos ellos para desarrollar un sólido sistema de compliance. 

• Código Penal. Es un conjunto de leyes que define los delitos y las sanciones penales en un país específico. En el contexto del compliance, las empresas deben cumplir con las disposiciones legales establecidas este código para evitar acciones penales. Algunos aspectos relevantes incluyen la prevención de delitos económicos, como el fraude, la corrupción y el blanqueo de capitales, entre otros. Las empresas pueden implementar programas de compliance para garantizar que sus operaciones estén alineadas con las leyes penales y para prevenir posibles violaciones. 
• UNE-ISO 37001. La norma UNE-ISO 37001 se centra específicamente en el sistema de gestión antisoborno. Esta norma proporciona un marco para que las empresas desarrollen políticas y procedimientos para prevenir, detectar y abordar el soborno en todas sus formas. Cumplir con la ISO 37001 puede ayudar a las empresas a establecer controles efectivos y demostrar su compromiso con prácticas empresariales éticas y transparentes. 
• Leyes laborales. Normativas que rigen las relaciones laborales, incluyendo salarios, horas de trabajo, condiciones laborales y derechos de los empleados. 
• Leyes anticorrupción. Legislaciones que prohíben prácticas corruptas, con especial foco en el entorno empresarial. La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) de Estados Unidos sería uno de los ejemplos más destacados. La FCPA se aplica tanto a empresas estadounidenses como a empresas extranjeras que cotizan en bolsa en los Estados Unidos, y su cumplimiento es supervisado por la Comisión de Bolsa y Valores (U.S. Securities and Exchange Commission, SEC) y el Departamento de Justicia de los Estados Unidos. 
• Normas ambientales. Regulaciones que establecen estándares para la gestión ambiental y la sostenibilidad, como la ISO 14001. Aunque la certificación en sí misma no es obligatoria, muchas organizaciones la buscan voluntariamente para demostrar su compromiso con las mejores prácticas ambientales. 
• Leyes de competencia. Normativas que regulan prácticas comerciales anticompetitivas y monopolísticas, promoviendo la competencia justa. 
• Leyes financieras. Regulaciones relacionadas con la contabilidad, informes financieros y transparencia financiera.  
• Normas de seguridad y salud ocupacional. Regulaciones que establecen estándares para garantizar la seguridad y la salud de los empleados en el lugar de trabajo. 
• Cumplimiento tributario. Regulaciones relacionadas con el pago de impuestos y la presentación de informes fiscales. 
• Normas de calidad. Estándares que aseguran la calidad de los productos y servicios, como las normas ISO 9001. 
• Leyes de propiedad intelectual. Regulaciones que protegen los derechos de propiedad intelectual, como patentes, marcas registradas y derechos de autor. 

Reciclaje continuo para una implementación efectiva y evitar sanciones 

Es crucial que las empresas identifiquen y comprendan las normativas específicas que son relevantes para su industria y ubicación, y que establezcan políticas y procedimientos para cumplir con estas regulaciones. Además, el monitoreo constante y la actualización de las políticas son esenciales, ya que las normativas pueden cambiar con el tiempo. 

Construir un buen programa de cumplimiento normativo puede resultar árido para las empresas, si atendemos a los requisitos y normas que deben tener en cuenta. No obstante, dar importancia a incluir un compliance potente en el núcleo empresarial, además de aportar beneficios como los mencionados anteriormente, evitará fuertes sanciones. 

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