Custodia electrónica cualificada: el escudo que necesitan las empresas para evitar riesgos

Aún existe un número considerable de empresas que no cuentan con el soporte de un servicio de custodia cualificada de activos digitales. Esta decisión, que puede suponer un ahorro a corto plazo, acarreará graves consecuencias que pondrán en riesgo la estabilidad y el futuro de las organizaciones.

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atos sensibles, documentos electrónicos, contratos inteligentes y archivos en cualquier formato generados durante las transacciones de bancos y empresas. La custodia de todos estos activos digitales resulta crucial para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad, aspectos que, a su vez, son fundamentales para el correcto funcionamiento y la reputación de las empresas. 

Un simple gestor documental no puede cubrir todas las necesidades que necesitan las organizaciones. El tejido normativo es cada vez más complejo y se imponen estrategias inteligentes, rigurosas y que depositen el control en el cliente.  

Los riesgos de no contar con un servicio de custodia cualificada de activos digitales 

• Pérdida o robo. Uno de los riesgos más evidentes es la pérdida o el robo de activos. Los ciberataques son cada vez más sofisticados y las empresas que no cuentan con las medidas de seguridad adecuadas son presa fácil para los ciberdelincuentes. La pérdida de activos digitales puede tener un impacto devastador, ya que puede implicar la pérdida de información confidencial, la interrupción de operaciones críticas y grandes dificultades para recuperar el control. 

• Daños a la reputación. Las filtraciones de datos o el robo de activos digitales pueden dañar gravemente la reputación de una empresa. Los clientes y socios comerciales perderán la confianza en una organización que no es capaz de proteger todo aquello que se genera durante sus transacciones digitales. Un servicio de custodia cualificada ayuda a proteger la reputación de la empresa al minimizar el riesgo de incidentes de seguridad. 

• Costes asociados a la recuperación. Si se produce un incidente de seguridad, las empresas sin el respaldo adecuado incurrirán en costes elevados para recuperar la información. Estos costes pueden incluir la contratación de expertos en ciberseguridad, y la pérdida de ingresos por la interrupción de las operaciones e incluso el pago de rescates a los ciberdelincuentes, que suelen presionar a las empresas mediante acoso directo o ataques de denegación de servicio para que ingresen enormes cantidades de dinero o criptomonedas. 

• Dificultades para el crecimiento. La falta de confianza en la preservación de los documentos puede dificultar el crecimiento de una empresa. Los inversores y socios potenciales serán reacios a colaborar con una organización que no protege adecuadamente sus datos y activos digitales. Un servicio de custodia cualificada puede ser un factor clave para generar confianza y atraer nuevas oportunidades de negocio. 

• Falta de cumplimiento normativo. Las empresas que no cumplen con las normativas en materia de almacenaje y custodia de activos digitales se exponen a sanciones importantes, e incluso a la pérdida de licencias y permisos para operar. Un servicio de custodia cualificada como TrustCloud Quantum Vault garantiza que los activos digitales se almacenan y gestionan de acuerdo con las normativas vigentes, actualizándose al ritmo adecuado, lo que proporciona a las empresas la tranquilidad de estar operando en un marco legal seguro. 

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Normativas que se arriesgan a no cumplir las empresas sin custodia cualificada  

Desde servicios financieros y empresas de telecomunicaciones a compañias de seguros, inmobiliarias y administraciones públicas. Todos estos sectores tienen que hacerse responsables de la gestión de información muy sensible. A pesar de las herramientas existentes para evitarlas, las multas millonarias por deficiencias en las medidas de protección de datos o la falta de consentimientos siguen acumulándose.  

Las empresas que no cuentan con un servicio de custodia cualificada de activos digitales se arriesgan a no cumplir con diversas normativas a nivel internacional.  

• Legislación contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo (AML-TC, Anti-Money Laundering and Financing of Terrorism). Es indispensable adoptar medidas para identificar y verificar la identidad de sus clientes, así como para monitorizar sus transacciones y detectar actividades sospechosas. La custodia cualificada ayudará a las empresas a cumplir con estas normativas al implementar medidas robustas de protección (blindaje de los accesos, sellos de tiempo, etc.), y control. 

• Regulación de Mercados de Criptoactivos (MiCA, Market in Cryto Assets). Los emisores, custodios o proveedores de criptoactivos deben obtener una licencia y cumplir con una serie de obligaciones para garantizar la transparencia, y los intereses de los inversores.  

• Ley General de Protección de Datos (GDPR, General Data Protection Regulation). Las empresas deben implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que procesan, por lo que un servicio de custodia cualificado protegerá los datos personales de los clientes a través del cifrado de datos, el control de acceso y la formación continua del personal. 

TrustCloud, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP, Quality Trust Service Provider) emite certificados de custodia que acreditan el cumplimiento de estos marcos normativos, y de otros como el SEPBLAC (El Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias) en España o eIDAS a nivel europeo.  

TrustCloud Quantum Vault ayuda a las empresas a cumplir con estas normativas de manera efectiva y eficiente, proporcionándoles la tranquilidad de estar operando en un marco legal seguro. Aseguramos la integridad del contenido de un documento electrónico, no importa en qué formato, y su fecha de emisión. Actuamos con total neutralidad y certificamos que un activo no ha sido manipulado con el respaldo de la tecnología de encriptación más avanzada. La custodia electrónica cualificada crea ua prueba con validez legal, pudiendo invertir la carga de la prueba en caso de litigio. 

Además, en una potente decisión estratégica, DocuSign y TrustCloud han reforzado su alianza con la inclusión de TrustCloud Quantum Vault en el marketplace de Docusign: App Center. De esta manera, nuestro servicio de custodia está disponible en esta plataforma desde junio de 2024 en Estados Unidos y a partir de otoño lo hará en Europa y el resto del mundo, siendo el primer y único partner europeo de DocuSign que lanza un servicio en App Center. 

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