Cumplir con la QES: una guía práctica para la firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada o QES (Qualified Electronic Signature) es ampliamente reconocida por su capacidad para asegurar la identidad del firmante y la integridad de un documento. Con esta sencilla guía proporcionamos un marco práctico para cumplir con los requisitos necesarios en el uso de estas firmas.

¿Qué es la firma electrónica cualificada? 

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a firma electrónica cualificada (QES) es el tipo de firma electrónica que ofrece el mayor nivel de seguridad y confianza, siendo equivalente a la firma manuscrita en el ámbito digital. Se basa en un certificado cualificado de firma electrónica y su uso está regulado por el Reglamento (UE) nº 910/2014, también conocido como Identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS, electronic IDentification, Authentication and trust Services).  

Sus principales características, que hacen de las QES un recurso de gran solidez, son la autenticidad, que garantiza la identidad del firmante, la integridad, ya que asegura que el contenido del documento no ha sido alterado, y el no repudio, que significa que el firmante no puede negar haber firmado el documento.  

Resulta especialmente relevante en transacciones que requieren un alto grado de aseguramiento jurídico, como contratos, presentaciones ante la administración pública o licitaciones. 

Aplicar correctamente este formato de firma no es una tarea compleja, pero es necesario comprender una serie de pasos esenciales. 

Paso 1: Buscar un proveedor de servicios de confianza  

El primer paso para cumplir con las QES es buscar un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificados (QTSP, Quality Trust Service Provider), como TrustCloud. Estos proveedores son entidades comerciales que han sido reconocidas como miembros cualificados del Esquema de Confianza de la Unión Europea y que cumplen una serie de requisitos estrictos en cuanto a estructura, procedimientos o gestión de riesgos. Para facilitar la búsqueda y selección de un QTSP, se puede utilizar el Navegador de Listas de Confianza, una herramienta accesible en este enlace. 

La creación y mantenimiento de este buscador es una colaboración entre los Estados Miembros de la Unión Europea y la Comisión Europea. Proporciona una lista actualizada de todos los proveedores de servicios de confianza cualificados, garantizando que los servicios ofrecidos por estos proveedores serán reconocidos y aceptados en todos los Estados Miembros de la UE. 

Cualquier persona, ya sea residente dentro o fuera de la Unión Europea, puede adquirir estos servicios de confianza cualificados con la certeza de que están cumpliendo con los estándares más altos de seguridad y reconocimiento legal, incluyendo, por supuesto, su alineación con eIDAS. 

Paso 2: Demostrar la identidad 

Una vez seleccionado un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificados (QTSP), el siguiente paso es obtener un certificado cualificado de firma electrónica. Este certificado es esencial para la creación de una QES, ya que contiene la información necesaria para verificar la identidad del firmante y la integridad del documento firmado. 

Para habilitar el certificado, los QTSPs requieren una verificación exhaustiva de la identidad del solicitante. Esto puede realizarse de varias maneras, como a través de la presentación de documentos de identificación oficiales (pasaporte, DNI, licencia de conducir) o mediante una videollamada supervisada por un agente del QTSP. 

La solución TrustCloud se apoya en un robusto proceso de video identificación que se integra con la generación de un certificado digital bajo demanda con el objetivo de llevar a cabo la ceremonia de firma electrónica cualificada. 

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Tras verificar la identidad del firmante y generar el certificado, ya puede instalarse en un dispositivo seguro. Estos dispositivos seguros, como tarjetas inteligentes, tokens USB o módulos de seguridad de hardware (HSM), están diseñados para proteger el certificado de accesos no autorizados y asegurar que solo el propietario legítimo pueda utilizarlo para firmar documentos. 

Paso 3: Firmar el documento 

Una vez instalado tu certificado cualificado en un dispositivo seguro, el siguiente paso es proceder a firmar el documento electrónicamente. Para que la firma electrónica cualificada sea aceptada, especialmente en entornos que requieren un alto grado de aseguramiento jurídico como la Unión Europea, deben cumplirse ciertos criterios esenciales. 

En primer lugar, la identidad del firmante debe estar claramente mencionada en el certificado digital cualificado utilizado para producir la QES. Este certificado contiene la información personal del firmante y garantiza que la firma es auténtica y vinculada legalmente al individuo.  

En segundo lugar, la QES debe ser producida dentro de un Dispositivo de Creación de Firma Cualificado (QSCD). Un QSCD es un dispositivo seguro que protege el certificado digital y garantiza que la firma electrónica no puede ser alterada ni utilizada de manera fraudulenta. La utilización de un QSCD asegura que la firma electrónica cumple con los más altos estándares de seguridad y es reconocida legalmente en todos los Estados Miembros de la Unión Europea. 

Paso 4: Verificar si el documento está firmado con QES antes del envío 

Antes de enviar cualquier documento firmado electrónicamente, es crucial verificar que esté correctamente autenticado con una firma electrónica cualificada (QES) y no con una firma electrónica avanzada u otro tipo de firma menos segura. Esta verificación asegura que el documento cumplirá con los estándares legales y técnicos requeridos. 

Para verificar la firma electrónica cualificada en su documento, el usuario puede utilizar la herramienta de validación de demostración DSS disponible en línea. Cargando el documento, esta herramienta verificará automáticamente el certificado utilizado para la firma, mostrando el número y tipo de firmas válidas en el documento. 

Es fundamental buscar el mensaje «Qualification: QESig», ya que indica que el documento está firmado con una firma electrónica cualificada que cumple con los estándares legales establecidos por el Reglamento eIDAS. Esto confirma que la firma es adecuada para transacciones que requieren un alto grado de certeza jurídica. Además de verificar este mensaje, el usuario debe revisar cualquier otra información relevante proporcionada por la herramienta DSS para asegurarse de que no haya advertencias ni errores que puedan afectar la validez de la firma electrónica. Este proceso garantiza que el documento esté correctamente autenticado antes de su envío, cumpliendo así con los requisitos de seguridad y confianza exigidos para las transacciones digitales. 

Con estos sencillos pasos y el apoyo de un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificados, se puede estar seguro de cumplir con todos los requisitos de una firma electrónica cualificada. Al seguir esta guía, desde la selección de un QTSP adecuado hasta la verificación de la firma antes del envío, se garantiza la autenticidad, integridad y validez jurídica de las firmas electrónicas. Así, se puede sacar el máximo provecho de los beneficios que ofrece la QES. 

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