El certificado digital y la firma electrónica optimizan el trabajo online de bancos, aseguradoras y administraciones públicas

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Los servicios electrónicos de confianza permiten que la digitalización de estos sectores sea plenamente segura, legal y provechosa

Las oficinas sin papeles y las «reglas» de la tecnología digital han tomado las riendas del mundo laboral. Para resultar funcionales, tareas como hacer una transferencia, firmar un contrato, enviar un informe o rellenar una solicitud ya deben ser asimiladas como una sencilla secuencia de clicks y teclas. Los consumidores, por su parte, ya están acostumbrados a la inmediatez y el control que ofrecen las apps de sus smartphones. El desarrollo conjunto de la programación y las TIC impone el predominio del proceso simple, ágil, controlable y accesible en cualquier lugar y momento, ganando independencia y ahorrando tiempo, desplazamientos y recursos. Además, la crisis provocada por la COVID-19 ha consolidado el uso de estas tecnologías y ha evidenciado los beneficios que contiene, sobre todo ante problemas de movilidad o accesibilidad. Tan vigente es ahora la necesidad de una digitalización a nivel global que el Gobierno de España movilizará desde este año más de 15.400 millones de euros para adaptar el país a las nuevas circunstancias, educar a la población en competencias digitales y acabar así con la brecha digital.

Los bancos, las aseguradoras y la administración pública son los sectores que más se benefician de esta nueva coyuntura. Sus actividades y modelos de negocio, basados en un continuo trasiego de papeleos, protocolos, transacciones y movimientos, han visto en Internet y su dinámica la oportunidad perfecta para funcionar con mucha más flexibilidad, fluidez, velocidad, sostenibilidad y eficiencia. Además, el manejo y conocimiento de los sistemas de trabajo electrónicos, cada vez más innovadores, otorgan competitividad, valor e imagen de modernidad a las empresas, haciéndolos mucho más apetecibles para su identidad corporativa.

Es, de hecho, en el factor «identidad» donde surge el mayor reto de la transformación digital. La cadena de valor, la productividad y el trabajo de bancos, aseguradoras y administraciones públicas dependen en gran medida de la información del cliente o ciudadano. Es decir, de quién es la persona que demanda algo o que está bajo custodia, así como de qué posee o a qué representa. Por ello, en una era donde el «cara a cara» se sustituye por las pantallas y los datos indistintos, estas organizaciones deben hallar la manera de conocer a su usuario. Con el fin evitar el fraude, es imprescindible asegurar que cualquier intercambio, acuerdo o consentimiento en Internet es realizado por la misma persona que realmente lo solicita, y con la misma validez legal que los métodos tradicionales. En efecto, el último informe anual de la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude (AEECF) señala que la suplantación de identidad es el tipo de estafa que más se ha reportado en el último año.

Por ejemplo, los Países Bajos ha creado una solución integral para que los intercambios y gestiones en línea entre el sector privado y los organismos gubernamentales se hagan de manera segura y fidedigna. Se trata de eHerkenning (literalmente del neerlandés, «eReconocimiento»), un sistema estandarizado y único de identificación, autenticación y autorización por el que el gobierno del país sabe quiénes quieren acceder y tramitar sus servicios online. En efecto, eHerkenning certifica la identidad de la empresa o particular que quiere operar con un organismo público, al mismo tiempo que acredita su autoridad para ello. Al unificar identificación, autenticación, autorización en un mismo método, el gobierno mejora la experiencia de usuario y facilita el e-businnes y el gobierno electrónico para empresas y particulares.

Certificado digital: ahorro, seguridad y agilidad en los procesos

En este sentido, la firma electrónica y los certificados digitales se convierten en la vía más idónea para confiar en los intercambios digitales y disfrutar de sus ventajas. Se tratan de reconocimientos digitales que adquieren el mismo valor oficial y peso legal que la evidencia en papel o en tarjeta. De la misma manera que lo hace un DNI o el CIF, también acreditan la identidad de quién los posee. Los Proveedores de Servicios de Confianza son los partner líderes de estas soluciones digitales, por su experiencia, su especialización y su conocimiento preciso en las tecnologías y leyes de su área. De hecho, son estas empresas las que encabezan la «ciencia» de la identidad digital. Sin ir más lejos, eHerkenning es el resultado de una asociación público-privada entre el Ministerio del Interior neerlandés y los proveedores más cualificados de estos servicios.

A nivel práctico, tanto organizaciones como usuarios se benefician de muchas ventajas al realizar y autentificar sus documentos online por medio de la firma electrónica y los certificados digitales:

• Ahorro en material de papelería, espacio, personal y costes. Las carpetas, los archivadores, los armarios y las oficinas espaciosas para almacenar documentos son historia. Gracias a la firma electrónica, el ahorro en folios, material de papelería, espacios, recursos de almacenaje y personal de archivo y documentación son muy significativos, tanto para usuarios como para empresas. Todo ello con la contribución al medio ambiente que genera.
• Seguridad e integridad. Los documentos que están certificados o firmados de forma digital tienen la gran ventaja de que no pueden ser modificados ni manipulados por nadie que no sea el propio cliente. Además, los sistemas de protección digitales, como los controles de autenticación reforzada (SCA – Strong Customer Authentication, por sus siglas en inglés), son mucho más fiables y eficaces que la llave de un archivador. Asimismo, la empresa ahorra costes en los sistemas de alarma que debe suministrar a los espacios donde guarda documentos de valor. En este sentido, empresa y cliente también ganan en confidencialidad.
• Libertad de horario y de desplazamientos. Organizar citas previas, esquivar atascos, pagar aparcamiento o esperar de pie en interminables colas ya no forman parte ni de nuestra agenda ni de nuestro día a día. Con la firma digital y los sistemas de verificación de documentos podemos realizar y consultar los trámites en cualquier momento y lugar, y de manera inmediata a través de nuestros móviles o tablets.
• Agilidad y control en los procesos contables y burocráticos. Tan sencillo como disponer de un dispositivo con conexión a Internet, como un ordenador o smartphone, el usuario puede realizar todos los trámites cotidianos de una forma sencilla, eficaz y accesible, especialmente aquellos que son más engorrosos, como las gestiones con los bancos y las administraciones públicas. De este modo, el usuario u organización obtiene un mayor control de sus gestiones diarias.