La digitalización del check-in en hoteles: ¿obligación u oportunidad?

El sector hotelero español ha cerró el año 2024 con cifras de récord: más de 363 millones de pernoctaciones (+4,9% respecto a 2023), un peso del 13,4% en el PIB nacional, y un fuerte impulso en la transformación digital, especialmente en las pequeñas y medianas empresas turísticas, que han incrementado su digitalización en un 50% en solo un año (INE, Exceltur, SEGITTUR). Este crecimiento plantea una pregunta inevitable: ¿están los procesos internos, como el registro de huéspedes, a la altura de esta nueva realidad digital?

Verificación documental en hoteles: Un proceso legal… pero anticuado 

L

os hoteles en España deben cumplir con la obligación legal de registrar e identificar a todas las personas que pernoctan en sus instalaciones, comunicando esta información a las autoridades policiales mediante formularios específicos. Este procedimiento, regulado por la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, así como por otras normativas complementarias como los reglamentos autonómicos de turismo o las instrucciones del Ministerio del Interior sobre los partes de entrada, implica una serie de pasos administrativos que impactan directamente en la operación diaria del establecimiento: 

• Los datos personales del huésped deben ser recogidos con exactitud, verificando previamente su identidad. 

• La información debe ser registrada de forma inmediata y comunicada digitalmente en tiempo real desde una plataforma homologada. 

• Todo el proceso debe estar alineado con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), limitando la recogida y conservación de datos innecesarios. 

• No solo los hoteles, también los hostales, pensiones y campings, los operadores turísticos y plataformas digitales de intermediación en estas actividades deben acogerse a la ley. 

Problemas en el día a día de la recepción de los hoteles 

En la práctica, este sistema conlleva una carga operativa considerable para el personal de recepción que, en muchos casos, introduce los datos manualmente, verifica a simple vista los documentos de identidad y se asegura del cumplimiento en tiempo y forma. Este enfoque tradicional no solo consume tiempo, sino que puede derivar en: 

• Errores humanos en la transcripción de datos. 

• Falta de trazabilidad sobre el cumplimiento normativo. 

• Mala experiencia para el huésped, que debe esperar mientras se realiza el registro. 

• Dificultad para adaptar los flujos operativos a temporadas altas o llegadas en bloque. 

En resumen, un proceso obligatorio pero anticuado que necesita digitalización, automatización y verificación segura. La clave está en convertirlo en una oportunidad para mejorar la experiencia, reforzar la imagen del hotel y blindar la seguridad legal. 

La solución: una propuesta sencilla y adaptativa como GuestID 

TrustCloud ha pensado en todas estas variables que lastran la gestión de hoteles y alojamientos y ha diseñado una solución ágil, segura y conforme a la normativa para digitalizar y automatizar el proceso de registro de huéspedes. Funciona tanto si el hotel ya tiene una aplicación como si no tiene ninguna solución previa. 

Verificación documental inteligente 

GuestID emplea tecnologías avanzadas para digitalizar los documentos de identidad y comprobar su validez en tiempo real: 

• Lectura por OCR avanzado: Captura los datos del documento (nombre, número de documento, nacionalidad, fecha de expedición, etc.) de forma estructurada, evitando errores humanos en la transcripción. 

• Control de autenticidad: Verificamos que el documento es válido, está vigente y no presenta señales de manipulación o fraude. 

• Análisis biométrico: Compara automáticamente la imagen del documento con la imagen facial del huésped (capturada mediante selfie), gracias a la tecnología Facematch, para asegurar que la persona presente es la titular del documento. Este paso es clave para evitar suplantaciones de identidad y ofrece seguridad tanto al hotel como al viajero. 

Entendemos que cada hotel tiene distintos niveles de digitalización. Por eso, nuestra solución está diseñada para ser adaptable, cubriendo dos casos principales de implementación: 

1. Hoteles con aplicación de gestión propia 

• En aquellos casos donde el hotel ya cuenta con una solución tecnológica para el check-in o la gestión de huéspedes, TrustCloud puede integrarse fácilmente mediante APIs o SDKs. 

• Integración sin fricciones: Nos conectamos con su sistema actual, sin alterar los flujos existentes. 

• Automatización total: Los datos verificados del huésped se introducen automáticamente en su software, y el parte de entrada se genera y envía a las autoridades conforme a los requisitos legales. 

• Cumplimiento asegurado: Se garantiza la validación documental, el control de identidad y el cumplimiento de las obligaciones normativas desde el propio sistema del hotel. 

• TrustCloud se integra vía API o SDK con la aplicación existente del hotel. 

• Automatización de: 

• Captura de datos personales. 

• Relleno del formulario oficial de notificación. 

• Verificación de identidad sin necesidad de modificar los flujos del hotel. 

1. Hoteles sin aplicación existente 

• Para los hoteles que no disponen aún de una herramienta digital, TrustCloud proporciona una solución completa e independiente: 

• Aplicación lista para usar: Interfaz sencilla accesible desde navegador por parte del personal del hotel. 

• Verificación avanzada con NFC: Posibilidad de leer directamente los datos del chip del DNI o pasaporte, evitando incluso el análisis de la imagen del documento, lo que reduce la cantidad de datos sensibles tratados. 

• Formulario oficial automatizado: El sistema genera el parte de entrada con los datos necesarios para su envío a las autoridades. 

• TrustCloud proporciona una solución lista para usar: 

• Acceso desde navegador web por parte del personal del hotel, sin necesidad de descarga de apps. 

• Lectura de DNI por NFC, evitando incluso la toma de fotografías del documento (reducción significativa de implicaciones de protección de datos). 

• Interfaz sencilla y multilingüe. 

Beneficios para los hoteles que van más allá del cumplimiento 

La propuesta de TrustCloud incorpora una serie de ventajas concretas que aportan valor tanto desde la perspectiva legal como operativa y tecnológica: 

• Cumplimiento legal garantizado: Nuestra solución se ajusta a la Ley Orgánica 4/2015, el RGPD y las exigencias locales de comunicación a cuerpos de seguridad, lo que elimina riesgos regulatorios para el hotel. 

• Registro en menos de 30 segundos: El proceso de escaneo, verificación y registro se realiza en segundos, lo que permite atender de forma ágil tanto a huéspedes individuales como a grupos. 

• Reducción de errores humanos: Gracias a la extracción automatizada de datos, se evitan errores de transcripción, pérdidas de información o duplicidades. 

• Integración fluida: La solución puede adaptarse a herramientas de gestión ya existentes o funcionar de forma autónoma. Esto permite a los hoteles implantarla sin fricciones ni cambios costosos en sus operaciones. 

• Privacidad y seguridad de datos: Al minimizar el tratamiento de información sensible (como la imagen del documento en los flujos NFC) y aplicar medidas de protección avanzadas, ayudamos al hotel a cumplir con el principio de minimización del RGPD. 

• Imagen moderna: La tecnología de TrustCloud GuestID ayuda al establecimiento a construir una imagen de seguridad y vanguardia desde el primer punto de contacto con el huésped: el registro, mejorando la percepción del servicio. 

Impulsar el cumplimiento, la eficiencia y la confianza desde el registro 

En un sector donde la experiencia del cliente es clave y la normativa cada vez más exigente, automatizar el check-in no es solo una mejora operativa: es un paso estratégico. TrustCloud GuestID permite convertir una obligación legal en una ventaja competitiva. Cumplir la ley, optimizar el tiempo y ofrecer al cliente un primer contacto ágil, moderno y seguro. Todo desde una sola plataforma. 

Contacta con nuestro equipo y descubre cómo TrustCloud GuestID puede ayudarte a cumplir la normativa, optimizar el servicio y reforzar la imagen de tu hotel desde el primer contacto